La comunicación en la empresa es la clave del éxito, ni más ni menos. Las relaciones laborales se sustentan con el constante intercambio de información, ya sea en forma de comunicación verbal como no verbal. En la sociedad laboral, participan empresas, empleados, representantes de departamentos, representantes gubernamentales, clientes, proveedores, mayoristas, minoristas y un sinfín de actores.
Por este motivo, la importancia de que el mensaje sea claro y constructivo es primordial. La comunicación asertiva, un concepto que seguramente ha escuchado más de una vez, se muestra como una necesidad constante en el día a día de las empresas. A continuación, veremos cuáles son las claves de la comunicación empresarial y qué puedes hacer para que tu mensaje se transmita de manera eficiente y responsable en cualquier etapa del proceso productivo.
La importancia de una comunicación fluida
La importancia de una comunicación fluida dentro de la empresa puede resumirse con los dos siguientes conceptos:
- Ahorro de tiempo. Sin duda, una de las mayores ventajas de disponer de una comunicación fluida que transmita un mensaje breve y a la vez claro es el ahorro de tiempo, lo cual en un entorno profesional equivale a ahorro de dinero. Al no transmitir más información de la necesaria para realizar las tareas, se evitan malentendidos que puedan resultar en tareas mal realizadas, se reduce la burocracia y el número de posibles llamadas telefónicas, y se aseguran los plazos y las fechas de cada proceso.
- Aumento del nivel de confianza. Una buena comunicación reducirá los problemas y los malentendidos entre compañeros de trabajo, lo que a su vez impulsará las buenas relaciones entre los mismos, elevando el nivel de confianza y la satisfacción general dentro de la empresa. Al mismo tiempo, aumentará la productividad dentro de la empresa y funcionará mejor ante los proveedores y clientes.
La comunicación no verbal y el lenguaje corporal
Para hablar del éxito en una comunicación constructiva y fluida, es necesario analizar qué es lo que define un mensaje transmitido con éxito y cuál es la manera de lograrlo. En este sentido, el enfoque no solo está en la comunicación verbal sino también en la comunicación no verbal, es decir, el lenguaje corporal. Pero, ¿exactamente qué es el lenguaje corporal?
Se trata de la capacidad que tenemos de transmitir un mensaje únicamente mediante el uso de nuestro cuerpo, ya sea en forma de gestos con las manos, miradas, postura, manera de sentarse y reacciones físicas.
La eficacia de un mensaje mediante el lenguaje corporal depende de cada persona. Es probable que hayas encontrado a personas que son consideradas muy expresivas y a otras personas que no lo son tanto. Esto no debe suponer un problema a priori ya que estas habilidades, como cualquier otra, se pueden aprender y entrenar al igual que un músculo. Sin embargo, y aunque socialmente esté aceptado que aproximadamente un 75% de lo que transmitimos se origina de la comunicación no verbal, el uso de este tipo de lenguaje puede en ocasiones resultar ambiguo.
Para que lo que quieres transmitir no se preste a malentendidos, se necesitará acompañar de una comunicación verbal clara y concisa, evitando mensajes contradictorios, información redundante o detalles innecesarios.
Cómo mejorar la comunicación dentro de la empresa
La comunicación constante, la prueba y error y el volver a intentarlo las veces que haga falta, son las claves del éxito para desarrollarnos como emisores y receptores competentes. La buena noticia es que existen pasos concretos que podemos tomar en una buena dirección.
Comunicación asertiva y empática
Comienza a escuchar para comprender a la otra persona y no para esperar responder. Es posible que hagas esto último más a menudo de lo que crees y es importante salir de este ciclo. Escucha al emisor, ponte en sus zapatos y responde acorde al mensaje transmitido. Si hace falta, haz preguntas para asegurarte de haberle comprendido bien.
Control del tono de voz, estudio del vocabulario y seguridad de sí
El contenido de tu mensaje es importante, pero también lo es tu tono. Si no muestras firmeza y seguridad, el mensaje no será tan convincente. Acompaña tu voz con una postura erguida y utiliza los gestos para ayudar aquello que quieres transmitir. Las manos cumplen un papel muy importante en esta situación.
Imitación y adaptabilidad
Observa la comunicación de los demás, tanto verbal como no verbal. Si consideras que una persona es eficaz en su manera de comunicarse, aprende de ella y estudia sus palabras y gestos, pero asegúrate de evitar una simple imitación, la cual puede quitarte credibilidad. Para asegurarte de que te tomen en serio, debes tomarlo en serio. A final de cuentas, se trata de adaptar lo aprendido a tu propia personalidad y a tu propio lenguaje corporal. Al incorporar lo que has observado a ti mismo, la espontaneidad con la que lo implementes será lo que determinará tu éxito comunicativo.
Juegos de rol
Es una técnica que utilizan muchas empresas y consiste en simular la comunicación entre un emisor y un receptor (o varios) en una situación simulada. Ayuda a practicar escenarios controlados para asegurarse de estar preparado una vez ocurran.
Formación online y lectura
Existen multitud de talleres en línea, gratuitos y de paga, que te pueden servir de guía para las claves del éxito en la comunicación empresarial, así como libros y monólogos que te ayudarán en dicho cometido.
Herramientas y elementos de comunicación en el mundo digital
Una vez entendidas las ventajas de transmitir un mensaje claro y los diferentes elementos de la comunicación, será necesario enfocarse en las formas de comunicación en el mundo digital. Para ello, contamos con los siguientes elementos que nos ayudarán a transmitir nuestro mensaje. Es importante destacar que en la mayoría de estos casos, y a no ser que se trate de una videollamada o un mensaje de vídeo grabado, no entra en juego algún elemento del lenguaje corporal o de la comunicación no verbal. En consecuencia, es imperativo cuidar nuestras palabras más que nunca.
- Intranet o empresa en la nube: hoy en día las empresas cuentan con una mejora importante en la comunicación interna que se basa en el uso de la intranet o empresa conectada a la nube, es decir, en un programa instalado y funcionando en un entorno digital interconectado que permite compartir información en tiempo real para que todos los demás empleados autorizados puedan disponer de ella al instante. De esta manera, se ahorra una gran cantidad de tiempo en transmitir la información a cada uno de los interesados. Sin embargo, hay que ser claros ya que una omisión de cualquier dato importante puede desencadenar un malentendido que a la larga resulte en el efecto contrario: perder más tiempo.
- CRM: Customer Relationship Management, o CRM por sus siglas en inglés, es otro tipo de software diseñado para la relación con los clientes y en el cual se anota toda la información correspondiente a todos los procesos, tanto abiertos como cerrados, que incluyen: ofertas, incidencias, registros de ventas, datos, etc. También funciona como mensajería interna en contextos, por ejemplo, en atención al cliente ya que diferentes agentes pueden atender a un mismo cliente con información actualizada al momento, incluso trabajando de forma remota o en diferentes países.
- Lista de correo: algo más convencional y a lo que todos estamos acostumbrados desde los inicios de la era digital. Consiste en un boletín de noticias digitales, el cual puede dirigirse tanto a los clientes como a los proveedores para informar de novedades, nuevos lanzamientos de productos, ofertas especiales y cualquier otra información relevante que se quiera transmitir.
- Videollamada grupal: la mejora en la velocidad de datos y las nuevas tecnologías móviles permiten la realización de videollamadas grupales de gran calidad y con retraso mínimo, en cualquier momento y lugar. Esto permite la incorporación de información gestual muy valorable para transmitir el mensaje deseado con mayor facilidad y menor margen de ambigüedad.
Comunicación fluida y asertiva: una capacidad en demanda
No hay duda de que la capacidad de participar en una comunicación fluida, asertiva y empática redunda en un mayor beneficio para todos las partes involucradas en un contexto laboral. Si el trabajador consigue expresarse de una manera profesional dentro de la empresa, ahorrará tiempo, lo que a su vez ahorrará costos y producirá más beneficios en tu organización a corto plazo. En ocasiones, una buena capacidad comunicativa es más beneficiosa que una capacidad técnica concreta.
Los empleadores conocen este último punto y es por eso que esta resulta una aptitud cada vez con mayor demanda en los tiempos actuales. Alcanzar el éxito profesional va de la mano de esta capacidad, ya que define el profesionalismo de un trabajador en ámbitos tan importantes como la negociación, el liderazgo y la iniciativa. La comunicación es un arte que se aprende, se perfecciona y que sirve tanto para la empresa como para la vida personal.
